Pensando na comodidade e na praticidade para o usuário do sistema SAPI e também para o Licitante, foi desenvolvido o sistema de automação de propostas para licitações, o SYSPropostas. Este sistema permite a Entidade (Prefeitura) gerar um arquivo digital contendo os dados do processo licitatório para cada Licitante que deseja concorrer. O Licitante instala o SYSPropostas no seu computador e de posse do arquivo carrega os dados no SYSPropostas e em seguida digita o valor unitário de cada item contido na proposta. Por fim o Licitante gera um arquivo digital de retorno, grava o arquivo em mídia, imprime as propostas em papel A4 e envia ambos em envelope lacrado para a Entidade solicitante.

O SYSPropostas permite importar somente arquivos no formato XML gerado pela Entidade solicitante, da mesma forma, o arquivo de retorno é gerado no formato XML. O Sistema possui compatibilidade restrita com o Sistema SAPI da System, portanto ele não abrirá arquivos de outras entidades que não possuírem soluções da System.

Para fazer o download do SYSPropostas, clique no botão abaixo:

Depois de terminado o download, dê dois cliques para executar o SYSPropostas.exe e siga os passos para uma correta instalação.

1

Clique em Avançar.

2

A instalação tem como padrão o diretório C:\SysPropostas.

Obs.: Para alterar o caminho, basta escolher outro local clicando em Procurar…

Clique em Avançar.

3

Escolha o nome do diretório do SYSPropostas no menu Iniciar.

Clique em Avançar.

4

Escolha se o instalador irá criar atalho na Área de Trabalho do Windows.

Clique em Avançar.

5

Clique em Instalar e aguarde enquanto o SYSPropostas é instalado.

6

Aguarde enquanto o Windows termina a instalação do SYSPropostas.

7

Clique em concluir para fechar o Instalador.

8

Para acessar o SYSPropostas basta acessar o menu Iniciar ou clicar no ícone na Área de Trabalho.

Esta é a tela de abertura do SysPropostas, no botão Abrir Licitação o usuário carrega o arquivo da licitação enviado pela Prefeitura, No botãoGerar Proposta o usuário irá gerar o arquivo de retorno para a entidade com as propostas digitadas. No lado esquerdo temos os botões de controle,GravaF4 clicando o sistema grava a proposta já em formato do arquivo de retorno, posteriormente o usuário pode reabrir o arquivo e continuar digitando propostas, CancelaF8 clicando o usuário cancela todas alterações efetuadas, Anterior e Próximo clicando o usuário pode selecionar os itens da licitação, ImprimeF6 clicando o usuário imprime a proposta em papel ou salva em PDF, RTF ou XLS, AjudaF1 clicando o usuário acessa a tela de ajuda do sistema, SairF12 clicando o usuário fecha o SysPropostas.

Depois de executar o programa, clique em “Abrir Licitação ou (Alt+A)”, escolha o arquivo da licitação gerado pela entidade. O arquivo sempre terá na composição do seu nome “licitação” seguido do ano, número da licitação e CNPJ do fornecedor. Por Ex.:licitação_2010_00001_12345678901234.xml. Se a Modalidade da Licitação for Pregão Presencial, a parte do nome do arquivo referente ao CNPJ estará preenchido com Zeros, por Ex.: licitação_2010_00001_00000000000000.xml, em virtude de que o possível participante pode não estar previamente cadastrado no banco de dados da Entidade.

Nos Dados da Licitação temos os campos:

  • Número/Ano: Estes campos informam o respectivo número de cadastro da licitação e o ano em que foi cadastrada no sistema.

  • Modalidade: Este campo informa a modalidade na qual será conduzida a licitação.

  • CNPJ da Entidade: Este campo informa o número do CNPJ da Prefeitura.

  • Nome da Entidade: Este campo Informa o nome da Prefeitura.

Na aba Dados do Fornecedor temos os campos:

  • Natureza Jurídica: Este campo informa a qual natureza jurídica pertence o participante da licitação. Se a modalidade for Pregão Presencial, deverá o participante marcar a opção correta.

  • CPF/CNPJ: Este campo informa o número do CPF/CNPJ do participante conforme cadastro no banco de dados da prefeitura. Se a modalidade for Pregão Presencial, deverá o participante preencher este campo corretamente de forma a não ter problemas de validação do arquivo digital.

  • Nome do Fornecedor: Este campo informa o nome do Fornecedor/Participante conforme cadastro no banco de dados da prefeitura. Se a modalidade for Pregão Presencial, deverá o participante preencher este campo corretamente de forma a não ter problemas de validação do arquivo digital.

  • CPF do Representante: Este campo informa o número do CPF do Representante Legal da Empresa participante conforme cadastro no banco de dados da prefeitura. Se a modalidade for Pregão Presencial, deverá o participante preencher este campo corretamente de forma a não ter problemas de validação do arquivo digital.

  • Representante: Este campo informa o nome do Representante Legal da Empresa participante conforme cadastro no banco de dados da prefeitura. Se a modalidade for Pregão Presencial, deverá o participante preencher este campo corretamente de forma a não ter problemas de validação do arquivo digital.

  • Documento: Neste campo deve-se informar o documento apresentado afirmando que o Representante é de fato Representante Legal da Empresa participante.

  • Prazo de Entrega da Proposta: Este campo informa a data de prazo para a entrega da proposta à Prefeitura.

  • Data/Hora de Abertura das Propostas: Este campo informa a data e horário da abertura das propostas pela Prefeitura.

Se a modalidade da Licitação for “Pregão Presencial”, os campos acima estarão em branco, sendo necessário o correto preenchimento por parte do participante. Após importar o arquivo o fornecedor deve conferir os dados que aparecem nas abas Dados da Licitação e Dados do Fornecedor, se for o caso.

ATENÇÃO: Se a modalidade da licitação para qual se está gerando o arquivo for Tomada de Preços, Carta Convite, Concorrência, Inexigibilidade, Dispensa ou Retardamento DEVE-SE gerar um arquivo específico para cada participante da licitação. No caso da modalidade ser Pregão Presencial, pode-se gerar apenas um arquivo à ser entregue para todos os participantes.

Na aba Itens da Licitação temos os campos:

  • Item: Esta coluna informa o número do item em ordem crescente até completar toda a lista de itens.

  • Código: Esta coluna informa o código de cadastro dos Itens inclusos na licitação.

  • Produto/Serviço: Esta coluna informa o nome/descrição dos Itens conforme cadastro.

  • Unidade: Esta coluna informa a unidade de medida do Item incluso na licitação.

  • Quantidade: Esta coluna informa a quantidade do Item a ser Licitada.

  • Valor Unitário: Nesta coluna informa-se o lance do valor unitário de cada item da licitação.

  • Valor Total: Esta coluna informa o valor daquele item da licitação total ofertado pelo participante.

  • Marca: Nesta coluna pode o participante informar a marca do Item se necessário.

  • Descrição: Nesta coluna pode o participante incluir informações adicionais do Item, caso queira.

  • Descrição do Produto/Serviço: Este campo mostra a descrição do Item selecionado e conforme cadastro.

  • Total: Este campo mostra o valor total das propostas.

Para digitar as propostas de cada item, informa-se apenas o Valor Unitário, pois o Valor Total será calculado automaticamente. Os campos Marca e Observação podem ser preenchidos conforme a necessidade de comentário do participante sobre o item.

Para concluir a digitação basta Gravar[F4], o sistema automaticamente salva no formato do arquivo de retorno das propostas.

O usuário tem a opção de poder corrigir um eventual erro na hora de cadastrar a proposta, no menu principal basta apenas abrir o arquivo de retorno salvo ou gerado anteriormente. Esta opção também serve para digitar as propostas em várias etapas quando se trata de licitação extensa ou quando não se tem todos os dados à mão.

Após digitar as propostas, clique em “Imprimir (Alt+I)”, e o SYSPropostas abrira a tela de impressão para imprimir as propostas que deve ser entregue junto com o arquivo de retorno XML.

  1. Selecione a impressora.
  2. Selecione a opção Modo Gráfico.
  3. Clique para Vizualizar antes de Imprimir.
  4. Clique para Imprimir.
  5. Clique para gerar arquivo PDF, RTF ou XLS.

O relatório contém todas as informações necessárias para a conferência dos dados da licitação. Este é relatório impresso deverá ser entregue assinado junto com o arquivo digital (conforme item abaixo).

Clique em “Gerar Proposta (Alt+G)”, e salve o arquivo onde desejar, posteriormente grave o arquivo em mídia (pendrive, disquete, CD e/ou DVD), não altere o nome do arquivo pois ele é padrão, ou seja, a entidade terá problemas em importá-lo se o nome for alterado. Envie junto com o arquivo impresso para a entidade em envelope lacrado.